Inhalt

 Präambel

Die Bayerisch-Schwäbische Fastnachtsjugend im Regionalverband Bayerisch-Schwäbischer Fastnachtsvereine e.V. (BSF-Jugend) verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Verwaltung, der Organisation der Jugendorganisation, der Öffentlichkeitsarbeit der Jugendorganisation). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb der Jugendorganisation zu gewährleisten, gibt sich die BSF-Jugend die nachfolgende Datenschutzordnung.

  • § 1 Allgemeines

Die BSF-Jugend verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern an Weiterbildungen, Seminaren, Lehrgängen, Schulungen, Projekten und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen in der Jugendorganisation, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

  • § 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

(1)    Die BSF-Jugend verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.

(2)    Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet die BSF-Jugend insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein.

(3)    Im Rahmen der Zugehörigkeit zu dem Bundesverband Bund Deutscher Karneval-Jugend und dem Landesverband Bund Deutscher Karneval-Jugend Bayern, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme an Weiterbildungen, Seminaren, Lehrgängen, Schulungen, Projekten der Verbände beantragen (z.B. JuLeiCa-Ausbildung) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.

 

  • § 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

(1)    Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über die Aktivitäten der BSF-Jugend werden personenbezogene Daten in Aushängen, in Publikationen und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.

(2)    Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an Veranstaltungen.

(3)    Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

(4)    Auf der Internetseite der BSF-Jugend  werden die Daten der Mitglieder der Verbandsjugendleitung und der Ausschüsse, Kommissionen, Arbeits- und Projektgruppen mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und ggf. Telefonnummer veröffentlicht. 

  • § 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung in der BSF-Jugend

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem/der Verbandsjugendleiter/in zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.

Der Vorstand stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

  • § 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

(1)    Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in der Jugendorganisation (z.B. der Verbandsjugendleitung und den Ausschüssen, Kommissionen, Arbeits- und Projektgruppen) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

(2)    Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Mitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

(3)    Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

  • § 6 Kommunikation per E-Mail

(1)    Für die Kommunikation per E-Mail richtet BSF-Jugend einen organisationseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der organisationsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.

(2)    Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden. 

  • § 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Jugendorganisation, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. die Verbandsjugendleitung  und die Ausschüsse, Kommissionen, Arbeits- und Projektgruppen), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

 

  • § 8 Datenschutzbeauftragter

Da in der Jugendorganisation in der Regel nicht mehr als 9 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat die Jugendorganisation keinen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Unbenommen davon liegt die Auswahl und Benennung dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.

  • § 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

(1)    Die BSF-Jugend unterhält zentrale Auftritte für die Jugendorganisation. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem/der Verbandsjugendleiter/in. Änderungen dürfen ausschließlich durch dem/der Verbandsjugendleiter/in oder den aktuellen Webmaster vorgenommen werden.

(2)    Der/die Verbandsjugendleiter/in ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

(3)    Ausschüsse, Kommissionen, Arbeits- und Projektgruppen bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Instagram, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des/der Verbandsjugendleiter/in. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Ausschüsse, Kommissionen, Arbeits- und Projektgruppen Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der/die Verbandsjugendleiter/in ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des/der Verbandsjugendleiter/in, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

 

  • § 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

(1)    Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Jugendorganisation dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt.

(2)    Verstöße gegen Datenschutzbestimmungen können nach Art. 83 DSGVO und nach § 42 BDSG neue Fassung sowie nach anderen Gesetzen mit Geldbußen bis zu 20.000.000 EUR oder mit Freiheits- oder Geldstrafe geahndet werden. Datenschutzverstöße und Verstöße gegen andere Geheimhaltungspflichten können zugleich eine Verletzung von Pflichten bedeuten und entsprechende Konsequenzen nach sich ziehen, z.B. Schadensersatzpflicht.

(3)    Datenschutzverstöße können mit sehr hohen Bußgeldern für die Jugendorganisation belegt werden, die unter Umständen zu Ersatzansprüchen auch gegenüber Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern führen können.

  • § 11 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch die Verbandsjugendleitung der BSF-Jugend am 25.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage der BSF-Jugend in Kraft.